通知公告

关于做好2017年档案归档工作的通知

2017-05-22通知公告4230 [    ]  [打印]

 

 

各部门、各相关学院:

   依据国家《档案法》和教育部、江苏省关于高校档案管理的规定,我校2017年档案归档工作即将开始。为确保学校各类档案材料及时、完整地归档,现将有关事宜通知如下。

一、归档范围

   2015年1月至12月、2016年1月至12月期间,学校在党政管理、人才培养、科学科研、社会服务、外事工作、条件保障等各项活动中形成的、具有保存价值的各种载体材料均应整理归档(详见《南京师范大学各类档案管理细则与归档范围》)。

   少数部门2015年以前未归档的档案,按要求分年度整理好一并归档。

二、归档要求

   (一)实行单位立卷归档制度。各单位兼职档案员负责本单位档案材料的收集、整理、立卷工作,并在规定时间内向档案馆移交。

   (二)归档材料必须完整。整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要将属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

   (三)凡是已经形成的归档材料涉及多个单位的,由主办单位负责归档,相关单位协助提供有关材料。

   (四)归档材料必须是原件,原则上复印件不得归档。本单位形成的归档材料需要注明时间,加盖单位公章。

   (五)纸质档案归档目录要求按标准输入到学校档案管理软件系统中,有电子文稿的也要上传到该系统中。学校档案管理软件系统的网址为:http://223.2.9.11/archives/login.html。如本单位纸质档案目录已录入到Excel表中,不必重复输入系统,移交档案时复制到系统中即可。

   各单位兼职档案员在归档过程中遇到问题时,要主动与档案馆工作人员联系(各部门归档具体联系人见附件)。

三、档案移交时间

   请各单位将所形成的各类档案(除研究生学位档案)按要求整理好,于2017年6月8日前移交至档案馆。各学院研究生学位档案归档工作9月份另行通知。

四、档案验收移交

  (一)档案移交时,交接双方当面检查,备考表上各单位负责人必须签字;档案馆按单位立卷归档要求进行验收,不符合要求的退回归档单位重新整理,合格后方可办理移交手续。

  (二)立卷单位移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式两份, 经交接双方签字后各留一份备查。移交清单可从档案馆网站档案管理系统中获取。

  (三)档案移交地点:档案馆102室(学林路2号),联系电话:85891077。

五、相关档案工作

   各单位在工作过程中所形成的声像档案和实物档案,请一并移交档案馆。档案移交地点:档案馆308室(学林路2号),联系人:周莉;联系电话:85891642。

特此通知。

 

                                     附件:各立卷单位联系人

 

 

                                             南京师范大学

                                             2017年4月26日

 

附件

各立卷单位联系人

 

立卷单位及编号

联系人

40校长办公室

42人力资源处(含人才服务与管理办公室、54江苏省高校师资培训中心)

45保卫处(含党委保卫部)

46后勤管理处(含公用后勤服务保障中心、校医院)

47档案馆

48图书馆

49信息化建设管理处

50研究生院(含党委研究生工作部)

51教务处

52学生工作处(含党委学生工作部、人民武装部)

53继续教育管理处(含继续教育学院)

55学科建设处

61资产管理处(含招投标办、经营性资产管理办) 

64发展委员会(含办公室、董事会基金会工作处、校友工作处、社会合作与服务处)

66离退休工作处(含离退休党工委)

80临时机构

朱伟文

王 阳

31党委办公室

32党委组织部(34 党校)

33纪委办公室(44监察处)

35党委宣传部

36党委统战部(含社会主义学院)

37工会

38团委(71大学生艺术教育中心)

39发展规划处(含评估处)

43审计处

56财务处

57国际合作与交流处(含港澳台事务办公室、孔子学院办公室)

58国际文化教育学院

59科学技术研究院(含应用研究院)

60分析测试中心

61资产管理处(含招投标管理办公室) 

62学报编辑部(含《中国美术教育》)

63出版社有限责任公司

65基建处

67资产经营公司(含 企业党委)

70人文社会科学研究院

刘一颖

王 阳

 

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