档案管理细则

南京师范大学学生档案管理办法(试行)

2013-07-16人事档案管理4142 [    ]  [打印]

第一章  总  则

第一条  为了加强学生档案管理,科学、规范、有序地做好学生档案的归档、保管、利用和转递工作,根据《中华人民共和国档案法》和相关法规,结合学生档案管理工作的特殊性,制定本办法。

第二条  本 办法所称“学生”是指国家计划内招收的全日制本科生和研究生;“学生档案”是指学生在成长过程中形成的,记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表 现的,以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。

第三条  学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密工作的法规和制度,严密保管,确保学生档案的齐全、完整、准确与安全,有利于学生档案的利用。

第四条  学生档案工作应纳入各学院的工作计划、管理制度和工作人员的职责范围。各学院在布置、检查、总结本部门工作的同时,要布置、检查、总结学生档案工作。

第五条  档案馆(学生档案部)是学生档案实体的管理部门,各学院和相关部门负责做好学生档案的生成管理工作,学生工作处和研究生部按学生档案管理要求配合做好本科生和研究生档案管理工作的宣传和指导,并协助档案馆(学生档案部)做好接收、转递等工作。

第二章  管理体制和职责

第六条  档案馆(学生档案部)作为学生档案实体管理部门,负责组织开展全校学生档案各项业务工作。档案馆(学生档案部)的学生档案管理职责:

(一)保管国家计划内招收的全日制学生档案。

(二)鉴别、接收学生档案材料。

(三)指导各学院学生档案归档和毕业生档案集中转递工作。

(四)办理学生档案查阅,为学校和用人单位提供服务。

(五)办理学生档案转递。

(六)做好学生档案的安全保密工作。

(七)不断提高学生档案管理现代化水平。

(八)办理其它相关工作。

第七条  各学院应将学生档案工作列入学院工作计划和分管负责人(一般为二级党委副书记)、兼职档案员(一般为辅导员、班主任)的岗位职责,并在档案馆(学生档案部)、学生工作处和研究生部的指导下做好相关工作。各学院学生档案工作职责:

(一)负责本学院新生档案材料的收集、整理及向档案馆(学生档案部)的移交工作。

(二)负责学生在校期间形成的个人档案材料(校级及其以上奖惩材料、党团组织材料等)的积累和保管工作,学生毕业时按档案馆(学生档案部)要求一并归档移交。

(三)负责学生毕业时档案材料的汇总、归档以及毕业生档案转递前期工作。

(四)负责为学生档案管理人员提供必要的经费和设备,并将学生档案管理工作纳入相关人员的工作量考核内容。

第八条  各学院分管学生档案工作负责人(一般为二级党委副书记)职责:

(一)制定和健全本学院学生档案工作有关制度,确保学生档案工作纳入工作计划、管理制度和从事学生管理工作人员的职责范围之中,并做好相关工作量的考核工作。

(二)帮助解决学生档案管理人员工作中的实际困难。

(三)按学生档案管理要求,组织并督促本学院做好学生档案材料的收集、积累、保管、整理、移交工作。

(四)组织人员做好毕业生档案集中归档和转递前期工作。

第九条  学生工作处和研究生部学生档案管理职责:

(一)明确负责人分管学生档案工作,并安排具体责任人(兼职档案员)做好相关工作。

(二)按学生档案管理要求,配合做好新生入学前后的新生档案材料的收集、归档工作的宣传和工作布置。

(三)按学生档案管理要求,配合做好毕业生离校前毕业生档案材料的归档与集中转递等工作的宣传和工作布置。

(四)配合档案馆(学生档案部)做好学生档案管理过程中的相关工作。

第十条  学生档案工作兼职档案员职责:

(一)认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度,根据本办法做好学生档案管理的相关工作。

(二)负责本单位形成的学生档案材料的积累、保管和整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,并在学生毕业离校前按规定时间向档案馆(学生档案部)办理档案移交手续。

(三)负责做好学生档案移交时的案卷编目工作。

(四)积极参加档案业务学习,不断提高档案管理水平,主动接受档案馆(学生档案部)的业务指导和督促、检查。

(五)做好档案材料的安全和保密工作。

第十一条  独立学院学生档案管理:

(一)根据独立学院办学特点要求,其学生档案原则上由独立学院独立管理。

(二)独立学院独立管理学生档案有困难的,可与学校档案馆签订《独立学院学生档案委托管理协议》,明确双方职责和权利。

 

第三章  档案材料归档范围

第十二条  本科生新生档案材料主要包括:高中毕业生登记表、学籍卡、体检表、高考报名登记表、志愿卡、党团材料等。

第十三条  本科毕业生档案材料主要包括:大学生登记表、成绩单、毕业论文(设计)成绩、毕业生登记表、学士学位申请表、毕业体检表、党团材料、奖惩材料、教师资格申请表等。

第十四条  毕业研究生档案材料主要包括:

硕士毕业生归档材料:报考攻读硕士研究生登记表、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予硕士学位决定、硕士毕业体检表、党团材料、奖惩材料。

博士研究生毕业材料:报考攻读博士学位研究生登记表、两位专家推荐书、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予博士学位决定、博士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等。

 

第四章  档案材料归档要求

第十五条  归档材料必须完整、齐全、真实,有承办单位公章或个人署名,有形成材料的日期。

第十六条  各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,文字要清晰。

第十七条  归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

第十八条  对收集的材料应认真鉴别,不符合归档要求的材料不得归档。

第十九条  任何单位和个人不得将应归档的材料不归或私自处理。

第五章  档案材料收集与移交

第二十条  新生档案由各学院收集齐全,在规定时间以学院为单位集中向档案馆(学生档案部)按时移交。

第二十一条  学生在读期间形成的各类档案材料,由各学院安排专人(兼职档案员)收集保管,学生毕业时一并集中归档移交。

第二十二条  毕业生档案集中归档工作,由各学院在档案馆(学生档案部)指导下具体开展。学生毕业时,各学院将学生在读期间生成的档案材料收集齐全,分别归入个人档案袋中,并根据要求及时移交档案馆(学生档案部)。

 

第六章  学生档案的利用

第二十三条  查阅和借用学生档案,应遵守以下规定:

(一)本校各学院和相关部门如因工作需要查阅学生档案,应经所在单位负责人批准,并写明查阅内容,方可查阅。任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。

(二)外单位查阅本校学生档案,要凭查档介绍信,经档案馆馆长和相关部门负责人批准方可查阅。

(三)学生档案原则上不外借,确因特殊情况必须借出使用的,要经档案馆馆长批准后,方可借出。

(四)利用档案应严格履行登记手续,并注明阅档事由。

(五)任何人查阅档案时,必须遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。

(六)任何人查阅档案时,必须遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容,未经批准不得擅自摘记、复制、拍摄档案内容,对违规者,视情节轻重,根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

第七章  学生档案的转递

第二十四条  学生档案的转递由档案馆(学生档案部)负责。对已确定就业单位的毕业生,由学生工作处和研究生部分别提供毕业生派遣名单,名单上必须审核明确档案派往单位的符合档案接收规定的具体地址。

应届毕业生档案首批集中转递的前期工作,由各学院在档案馆(学生档案部)指导下具体开展;其它小量批次和零散档案的转递,一律由档案馆(学生档案部)具体负责。

第二十五条  学生档案统一由档案馆(学生档案部)通过机要局办理转递或派专人送取,原则上不得邮寄或交本人(含亲属)自带。

第八章  毕业生档案的代管

第二十六条  学生毕业后因工作未落实等特殊原因而滞留在学校的档案,由档案馆(学生档案部)按有关档案管理规定代管。

 

第九章  考核、奖励与处罚

第二十七条  学校建立学生档案工作的检查、考核和评估制度,每两年由学校档案工作委员会布置。具体实施办法,参照《南京师范大学档案管理章程》第七章第三十四、三十五条执行。

 

第十章  附  则

第二十八条  本办法由学校档案工作委员会负责解释。

第二十九条  本办法自公布之日起施行。

 

二〇〇七年十一月十六日

 

南京师范大学档案管理章程(试行)南京师范大学干部档案(材料)收集制度