档案管理细则

南京师范大学档案管理章程(试行)

2013-07-16学校档案管理规章4614 [    ]  [打印]

 

第一章  总  则

 

   第一条  为 了加强南京师范大学档案工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,为学校各项工作服务,为社会经济发展服务,根据《中华人民共和国档案法》(以下简 称《档案法》)、《江苏省档案管理条例》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规,结合南京师范大学实际,制定本章程。

   第二条  本章程所称档案,是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。不包括教职工干部人事档案和学生档案。

   第三条  学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程,是学校各项工作的重要组成部分,是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据,它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件,是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作,是办好学校的重要基础工作。

   第四条  学校各门类、不同载体的档案管理工作,必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则,任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

   第五条  学校应加强对档案工作的领导,严格实行部门立卷制度,努力做到“三纳入”、“四同步”,即:纳入学校和立卷部门的工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

 

第二章   管理体制与职责

 

   第六条  学校成立档案工作委员会,设主任1名,由分管档案工作的校领导担任;必要时可设副主任1名,秘书长1名,由相关领导和档案馆馆长担任;委员若干名,由与学校档案工作密切相关的职能部门主要负责人担任。档案工作委员会是学校档案工作的行政管理与协调机构,其职责是:

   (一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规,审查学校档案工作规划、计划、总结;

   (二)审定学校档案管理办法和重要的规章制度;

   (三)研究决定档案工作的重大事宜;

   (四)检查、督促学校及部门(单位)档案工作“三纳入、四同步”执行情况;

   (五)对档案馆工作和各部门(单位)档案工作进行检查、考核与评估。

   第七条  档案馆是学校档案工作委员会的常设机构,它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构,其业务须接受上级档案行政管理部门和教育管理部门的指导、监督与检查。校档案馆的职责是:

   (一)宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定,提高全校师生员工的档案意识;

   (二)制订学校档案工作发展规划、工作计划及规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

   (三)指导并协助各部门、各单位(学院)做好各类档案的预立卷工作,及时做好档案的接收、分类、鉴定、统计、保管和利用工作;

   (四)科学管理档案,严守档案机密,确保档案信息安全;

   (五)研究编辑档案参考资料,编制检索工具,多途径、多形式开发档案信息资源,积极为学校中心工作和社会各方面工作服务;

   (六)做好学校档案信息化建设工作,推动数字档案馆的建设与发展;

   (七)做好学校档案工作网络建设,开展档案工作业务指导,对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训;

   (八)开展和参加相关的档案学术研究活动,努力提高档案工作人员的业务素质和管理水平;

   (九)做好学校校史馆的建设与管理工作; 

   (十)完成上级和领导交办的其它任务。

   第八条  学校档案工作网络由各立卷单位分管档案工作负责人及兼职档案员组成。各立卷单位分管档案工作负责人分管本单位的档案工作,兼职档案员具体承办本单位的档案工作。

   (一)分管档案工作负责人职责:

   1. 组织本单位教职工学习档案法规,执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入本单位工作计划,切实做到“三纳入、四同步”;

   2. 加强与学校档案馆的联系,共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作,提高归档案卷质量,保证按时归档;

   3. 支持兼职档案人员开展工作,帮助他们解决实际困难。

   (二)兼职档案员职责:

   1. 认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度;

   2. 根据校档案馆制发的各门类档案的类目,做好预立卷工作;

   3. 负责本单位形成的文件材料的积累、保管和整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,并按规定时间向校档案馆办理档案移交手续;

   4. 积极参加档案业务培训和学习,不断提高档案工作水平;

   5. 主动接受校档案馆的业务指导和督促、检查;

   6. 注意文件材料的安全和保密工作。

 

第三章  档案工作人员、经费、库房、设备

 

   第九条  学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守、严守机密、勇于创新,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

   第十条  学校档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数由学校根据本校办学规模及馆藏档案数量等实际情况确定;学校档案工作人员属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》等规定实行专业技术职务聘任。

   第十一条  档案工作所需经费由学校单独立项,列入学校年度经费预算。学校各职能部门(立卷单位)或学院应确保必要经费用于本部门或学院的档案管理工作,配置必要的用于收集、整理和保存本单位归档文件所需的档案装具等设备,并为本部门或学院档案管理人员提供必要的工作条件。

   第十二条  学 校应根据办学规模、发展规划和现代化管理的需要,按照《档案馆建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求,为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案 库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和防有害生物的保护措施,存放声像、实物等特殊载体档案,应设有专门库 房,并配置恒温、恒湿设施。

   第十三条  档案事业是是学校整体事业的有机组成部分,属公共服务体系建设范畴,纳入“信息化校园”建设工程;根据工作需要,学校应有计划地为档案部门配置计算机、服务器及复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备,使档案管理现代化与学校管理现代化同步发展。

 

第四章  文件材料的归档、移交和接收

 

   第十四条  学校建立和完善文件材料的立卷归档制度。各部门应把文件材料的形成、积累、立卷、归档工作纳入部门工作计划,列入教学、科研、管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

   第十五条  学 校实行文件材料形成部门和课题组立卷的制度。各部门应归档的文件材料由文件材料形成者配合部门兼职档案员按照《南京师范大学各类档案管理细则》的要求,整 理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,检查、装订、签字后按时向档案馆移交。档案馆负责各部门立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。

   第十六条  学校档案分为党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、外事、财会和声像、实物、名人全宗等门类,各类文件材料的归档范围和保管期限按《南京师范大学档案归档范围和保管期限》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。

   第十七条  有关部门和学院对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其它技术项目进行鉴定验收时,必须通知档案馆相关人员参加。以便对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见并盖章。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收,不得申报成果。

   第十八条  档案归档时间:党政部门和能按年度归档部门的文件材料在次年六月底以前完成归档;教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料应在当年度寒假前完成归档;科研、基建等部门应在项目完成通过鉴定、验收后两个月内归档。

   第十九条  档案馆接收档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,一式两份,写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等,交接双方签名盖章后,各执一份备查。 

 

第五章  档案管理

 

   第二十条  学校的各门类、各种载体的档案,原则上应由学校档案馆集中统一管理;对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要,经校档案工作委员会审议批准后设置档案管理分室,但必须配备专人,实行统一领导,分级管理。

   第二十一条  校档案馆按照《南京师范大学档案实体分类法》对接收进馆的档案应按全宗进行分类、编目、排列上架。

   第二十二条  档案馆应定期做好档案的鉴定工作,对保管期限已满的档案,应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定。凡需销毁的档案,按《南京师范大学档案鉴定销毁制度》执行。

   第二十三条  档案馆必须做好档案统计工作,及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据,按照有关规定,向上级档案管理部门报送档案基本情况统计年报。

   第二十四条  档案馆应会同有关部门定期进行档案密级的审查,根据具体情况及时调整密级。

   第二十五条  档案馆应做好档案保护工作,建立库房管理和检查制度,实行专人负责,严格按照“十防”要求管理库房,确保档案安全。及时修补残破档案,对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时,遇有特殊情况,应向校档案工作委员会汇报,及时处理。

   第二十六条  档案是学校科学管理、正确决策的重要信息资源,为充分发挥馆藏档案信息资源的作用,学校应将档案馆工作纳入校园信息化管理网络,使数字档案馆建设与数字校园 建设同步发展,以适应档案科学管理需要,符合高校教育管理信息系统联网的要求;同时,学校各部门也应积极推进档案信息数字化建设和计算机管理,按照档案馆 统一要求建立档案数据库。

 

第六章  档案的利用与开放

 

   第二十七条  档案馆应按照《档案法》的规定,向全校以及社会逐步开放属于开放范围的档案。

   第二十八条  馆藏档案属下列情况之一者不宜开放:

   (一)涉及党和国家秘密的;

   (二)涉及专利或技术秘密的;

   (三)涉及个人隐私的;

   (四)档案形成部门规定限制利用的。

   第二十九条  档 案馆应设立专门的阅档室,并提供全宗指南、档案馆指南和各种检索工具;档案馆工作人员应熟悉馆藏档案,了解学校各项工作的需要,加强内外信息的综合开发利 用,发挥档案的信息功能,起好领导和有关部门的助手和参谋作用,最大限度地满足利用者的需要,提高社会效益和经济效益。 

   第三十条  利用本校档案,均应按规定办理利用手续:

   (一)本校工作人员因工作需要可凭工作证到校档案馆查阅、借阅非保密档案;非本课题(项目)研究人员查阅科研档案,需经课题(项目)主持人同意;

   (二)本校工作人员因公并经部门负责人同意查阅秘密档案,须经档案馆负责人批准,查(借)用机密级及以上文件,须经校档案工作委员会主任批准;

   (三)本校在籍学生因工作、学习需要查阅档案,可凭学生证参照本条1、2款规定办理;

   (四)社会各单位或个人查阅非保密档案,需持合法证明经档案馆负责人批准;查阅秘密档案,须经校档案工作委员会主任批准;非本校工作人员,档案概不借出;社会各单位或个人利用本校档案,应按国家及学校有关规定收费;

   (五)查阅、借用档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借;对借出档案,借阅者应及时归还,不及时归还的档案馆要及时催还,并负责清点、检查档案完好情况,发现损坏或丢失,应书面报告学校档案工作委员会研究处理。

   第三十一条  校档案馆应加强档案编研工作,大力开发档案信息资源,根据学校和社会的需要,有计划地对档案资料进行研究整理,编辑出版各种汇编资料和编研成果,为学校教学、科研和管理工作服务,为社会各方面工作服务。

   第三十二条  校档案馆应认真组织学术理论研究,积极参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,不断提高学术水平。

   第三十三条  校档案馆应发挥其科学文化机构功能,利用馆藏资料开展档案宣传教育工作,创造条件逐步把档案馆办成学校和社会的思想宣传工作基地。 

 

第七章  考核、奖励与处罚

 

   第三十四条  学校建立档案工作的检查、考核和评估制度,每两年由学校档案工作委员会布置,由校档案馆具体组织对各部门、各学院档案工作进行考评,对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人以及在档案编研、服务工作中表现优秀者给予表彰奖励。有下列事迹之一者,应予奖励:

   (一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;

   (二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

   (三)对档案学研究做出重要贡献的;

   (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的;

   (五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

   第三十五条  有下列行为之一者,按照《档案法》和《江苏省档案管理条例》规定的程序,由校档案工作委员会视情节轻重研究提出处罚建议,报学校相关会议决定。处罚方式 有:给予直接责任人行政处分;造成损失的,根据档案评估价值和数量,责令赔偿;情节严重、触犯刑律的,依法追究法律责任:

   (一)损毁、丢失属于学校所有的档案的;

   (二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的;

   (三)涂改、伪造档案的;

   (四)擅自出卖或者转让学校档案的;

   (五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的;

   (六)不按规定时间归档或不按期移交应归档案、并经多次教育不改的;

   (七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的;

   (八)档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

 

第八章   附   则

 

   第三十六条  本章程由南京师范大学档案工作委员会负责解释。

   第三十七条  本章程自颁布之日起施行。

 

                         二〇〇七年十一月二十三日

 

 

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