部门立卷规范

南京师范大学学院归档工作管理意见

2010-05-28部门立卷规范2594归档 管理 [    ]  [打印]

 

 

    为了加强学院的档案工作,充分发挥档案在学院建设和发展中的作用,依据教育部《高等学校档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》,制定本意见。

    一、 各学院应增强档案意识,加强对档案工作的领导,明确一位领导分管档案工作,并配备兼职档案员,负责本学院档案的收集、整理和移交工作。学院的档案工作应实 行“三纳入”,即纳入学院的工作计划和规划,纳入学院的管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”,即在布置、检查、总结、验收学院各项工作的同 时,布置、检查、总结、验收学院的档案工作。

    二、各学院均为学校的立卷归档单位,应严格按照部门立卷归档制度,做好学院文件材料的收集、整理和立卷工作,按时向档案馆移交归档。

    三、凡学院在党政管理、教学、科研等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像材料,均属学院档案。

    四、 归档范围:对本学院当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值的文件材料均应归档。归档的重点应以本学院形成的不同载体和形式的文件材料为主,归入的档 案能真实地反映本学院的各项工作活动情况和历史面貌。具体参照《南京师范大学学院文件材料归档范围及保管期限表》办理。

    五、 归档流程:学院兼职档案员应按照归档范围,注意平时文件材料的收集和积累,事先拟制好归卷类目,及时将办理完毕的文件材料对号入座,分类存放,做好平时立 卷工作。其他工作人员应支持兼职档案员作好立卷归档工作,及时将处理完毕的文件材料整理好送交兼职档案员保管,年终时由兼职档案员进行调整定卷,在档案馆 协助、指导下移交归档。

    六、 归档要求:归档的文件材料必须齐全完整。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复均应收齐一并立卷归档。书写用纸、用笔应符合档案工作要求,用碳素 墨水或蓝黑墨水书写,字迹工整清晰,禁止使用铅笔、圆珠笔、彩笔及复写纸等。立卷必须合理,应按照问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其 有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,便于保管和查找利用。移交档案馆归档时还应认真填写卷内文件目录和备考表及档案移交目录。

    七、归档时间:各学院形成的文件材料,应在次年的4月底之前立好卷,按照档案馆工作通知进行档案移交。

    八、学院档案工作实行统一管理与分级管理相结合的管理办法,原则上永久档案必须移交档案馆,其它档案材料可由学院根据档案管理规定的要求归档后自行管理。

 

二○○七年十一月二十日

南京师范大学学院文件材料归档范围及保管期限表组织部文件材料归档范围及保管期限表