部门立卷规范

南京师范大学归档文件材料整理工作流程

2010-05-28部门立卷规范2091 [    ]  [打印]

 

 

工作流程 说      明
搜集文件材料 齐全完整地搜集本单位文、声、图等各种载体的文件材料,平时做到分类存放,照片、录音、录像等随时移交档案馆。
定件划分 根据南京师范大学“各类档案管理细则”、“归档范围及保管期限表”的要求,准确定件,划分保管期限。
 
保管期限
装    订 拆除金属物,修整破损文件材料,用规范材料在文件左侧装订,做到左、下侧对齐。
分   类 按照南京师范大学“文件材料归档范围及保管期限”和“档案实体分类表”进行分类。
排   列 按照文件材料重要程度结合时间顺序排列。
编  号 在文件右上角空白处加盖归档章,用碳素墨水依次填写归档章项目。
 
盖归档章
编   目 用档案管理系统软件准确输入件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目
装   盒 按件号顺序装盒。
填写备考表 由兼职档案员填写盒内归档文件材料需要说明的情况,并在整理人栏签名,检查人由部门(单位)分管档案工作的负责人审查后签名。
移交档案馆 填写移交清单,一式两份,移交双方签字。

人事处文件材料归档范围及保管期限表审计处文件材料归档范围及保管期限表