业务问答
综合档案
  • 1. 高校综合档案的类别有哪些?
    答:高校综合档案是高校从事教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校综合档案有以下几类:党群类、行政类、学生(学籍)类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、会计类。
  • 2. 为什么实行形成材料单位、课题组立卷制度?
    答:教育部《高等学校档案管理办法》明确强调:“高等学校实行档案形成材料单位、课题组立卷的归档制度”。形成材料单位立卷是指由承办和处理文书部门的专职或兼职文书工作人员来承担立卷工作。实行形成材料单位、课题组立卷制度是我国档案工作的一项根本制度,其优越性有以下几个方面:
    (1)可以充分发挥文书部门或业务部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处,有利于提高案卷质量和立卷工作效率。
    (2)由文书部门随办随归,可防止文件散失,有利于保证文件的齐全完整,保护党和国家的机密安全。
    (3)由文书部门暂保存当年的文件,便于文书承办人员和机关业务人员查阅,方便机关现行使用,提高工作效率。
    (4)文书部门立卷,不仅可以保证案卷质量,同时也减轻了档案机构的工作量,有利于档案机构工作的开展,提高档案管理水平。
  • 3. 高校档案材料的归档时间?
    答:高校档案材料的归档时间为
    (1)学校各部门文书档案应当在次年6月底前完成归档;
    (2)各院系教学档案应当在次学年寒假前完成归档;
    (3)科研档案应当在项目完成后2个月内完成归档;
    (4)基建档案应当在项目完成后3个月内完成归档;
    (5)重大活动档案应当在活动结束后2个月内完成归档;
    (6)会计档案应当在会计年度终了1年后完成归档,因工作需要可由会计管理机构临时保管,临时保管最长不超过3年。
  • 4. 查询综合档案需办理哪些手续?
    答:(1)本校教职工必须持工作证或所在部门证明,学生必须持学生证或所在院系证明,外单位人员必须持身份证或介绍信,受委托查询人员必须持本人身份证、委托书、委托人身份证复印件或相关介绍信利用本馆馆藏开放档案。
    (2)利用本馆尚未开放的档案,除必须持有上述证件外,必须加办审批手续,方可利用。
    ①本校人员利用保密档案或非本部门产生的非公开的档案,需经相关部门领导批准并注明阅档范围。
    ②外单位人员利用此类档案,要经档案馆馆长和相关部门领导批准。
    (3)利用档案须认真填写《南京师范大学档案查阅、借阅利用登记表》。馆藏档案原则上不外借,校内利用人员确因工作需要,必须经馆长和相关部门领导同意,并办理借出手续,方可借出。重要档案还需分管校长同意,才能借出。借阅时间一般不应超过两个星期,逾期不还者,按规定酌情处理。保密档案一律不外借。
学生档案
  • 1. 本科生新生档案材料主要包括哪些?
    答:包括高中毕业生登记表或学籍卡、成绩单(成长记录)、体检表、高考报名登记表、考生信息表、志愿卡、党团材料等。
  • 2. 本科毕业生档案材料主要包括哪些?
    答:包括大学生登记表、成绩单、毕业论文(设计)成绩、毕业生登记表、学士学位申请表、(毕业体检表)、党员材料、奖惩材料、教师资格申请表等。
  • 3. 研究生新生档案材料主要包括哪些?
    答:硕士研究生新生档案材料包括高中学历材料、本科学历材料、硕士研究生录取登记表、硕士研究生登记表、党团材料等。
    博士研究生新生档案材料包括高中学历材料、本科学历材料、硕士学历材料、博士研究生录取登记表、博士研究生登记表、两位专家推荐信、党团材料等。
  • 4. 毕业研究生档案材料主要包括哪些?
    答:毕业硕士研究生档案材料包括毕业研究生登记表、成绩单、研究生学位申请书、授予硕士学位决定、(硕士毕业体检表)、党员材料、奖惩材料等。
    毕业博士研究生档案材料包括毕业研究生登记表、成绩单、研究生学位申请书、授予博士学位决定、(博士毕业体检表)、党员材料、奖惩材料等。
  • 5. 查阅和借用学生档案,应遵守哪些规定?
    答:应该遵守以下规定
    (1)本校各学院和相关部门如因工作需要查阅学生档案,须经所在单位负责人批准盖章,并写明查阅内容,方可查阅。任何个人不得查阅本人及其亲属的档案;
    (2)用人单位查阅学生档案,须凭查档介绍信,提供学生本人的姓名和学号,经档案馆或相关部门负责人批准方可查阅;
    (3)学生档案原则上不外借,确因特殊情况必须借出使用的,须经档案馆馆长批准后,方可借出;
    (4)利用档案应严格履行登记手续,并注明阅档事由;
    (5)任何人查阅档案时,必须遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料;
    (6)任何人查阅档案时,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容,未经批准不得擅自摘录、复制、拍摄档案内容;对违反规定者,视情节轻重,根据法律规定给予处罚。
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