档案馆各工作岗位职责
（2017年2月27日馆务会议通过）
一、馆长
1.主持档案馆全面工作；
2.负责拟定和实施档案工作规划和计划，并检查和总结；
3.负责拟定和落实档案工作规章制度和业务规范；
4.负责组织安排档案工作方面的重要会议和重要活动；
5.负责校史文化研究及展示工作；
6.负责开展档案工作专题性调查研究；
7.负责档案馆的人事安排；
8.负责档案馆经费的审批；
9.完成领导交办的其它工作。
二、副馆长
1.负责档案馆日常管理，具体协调馆内各项事务；
2.负责学校档案工作委员会的秘书工作；
3.负责组织档案知识及档案法律法规的宣传普及工作；
4.负责校史文化抢救工程；
5.负责组织兼职档案员的业务培训以及学生助管工作；
6.负责档案馆支部建设及思想政治、安全稳定工作；
7.负责接待联络工作；
8.负责档案馆网站建设；
9.完成领导交办的其它工作。
三、秘书
1.负责馆务会议及全馆会议的组织、记录和决定的监督执行；
2.负责工作计划、总结等相关文稿起草和馆内文书归档；
3.负责人事事务、财务报销、固定资产管理、报刊征订、信件收发、考勤、节假日值班安排等日常行政工作；
4.负责公文处理和信访工作；
5.负责《高校档案工作简讯》编印和档案统计年度报表汇总；
6.负责印章管理；
7.负责工会工作；
8.完成领导交办的其它工作。
四、档案编研部
（一）主任
1.负责档案编研部的全面工作及与相关部门的协调；
2.负责指导档案编研工作，提出档案资源开发利用方案；
3.负责校史馆的更新维护、日常接待，以及讲解员的组织培训；
4.负责对学校声像档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作提出方案；
5.负责对学校实物档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作提出方案；
6.负责指导毕业生学位电子相片的采集、整理、归档工作；
7.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员1
1.负责学校年鉴、文件汇编、毕业生名录等编辑工作；
2.负责“校史上的今天”、专题档案、特色档案的采编和展出；
3.负责校史馆的日常接待，以及讲解员的培训工作；
4.完成领导交办的其它工作。
（三）档案员2
1.负责学校声像档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作；
2.负责学校实物档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作；
3.负责毕业生学位电子照的联系、采集、整理、归档工作；
4.完成领导交办的其它工作。
五、综合档案部
（一）主任
1.负责综合档案部全面工作及与相关部门的协调；
2.负责综合档案业务规范指导；
3.负责综合档案归档工作网络建设，组织对兼职档案员的业务培训工作；
4.负责校史文化档案资源征集计划拟定并组织实施；
5.负责机要文件的收集、保管、查询；
6.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员1
1.负责基建类、科学研究类、出版类、外事类、产品生产与科技开发类档案的归档、编目；
2.负责各类综合档案的利用查找；
3.负责综合档案案卷目录等检索工具的编制；
4.负责每年综合档案归档、利用、库房管理的统计工作；
5.负责各类综合档案数据的导入，目录、案卷卷面、标贴的输出打印；
6.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员2
1.负责党群类、行政类档案的归档、编目、排架；
2.负责各类综合档案的利用查找；
3.负责紫金校区各类档案的管理、整库及利用查找；
4.负责校史文化建设访谈资料的收集、整理、利用；
5.负责综合档案库房“八防”工作；
6.完成领导交办的其它工作。
（三）档案员3
1.负责教学类档案的归档、编目、排架；
2.负责各类综合档案的利用查找；
3.负责邮件查档的接收及答复；
4.负责各类综合档案证明的出具及成绩翻译；
5.负责死亡档案、名人档案的管理、利用查找；
6.完成领导交办的其它工作。
六、人事档案部
（一）主任
1.负责人事档案部的管理及与相关部门的协调工作；
2.负责人事档案的借阅、查阅、电话咨询、数据信息查询工作；
3.负责人事档案数字化建设，数据信息更新、备份与维护，提供统计分析及各种统计报表；
4.负责人事档案的接收、转出、转库等整理工作；
5.负责人事档案材料的催要、收集、加工、归档，存量档案的整理工作；
6.负责人事实体档案及数字档案的保管与保护，做好库房的安全、保密工作；
7.负责人事档案员及兼职档案员的培训和指导工作；
8.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员1
1.协助人事档案的借阅、查阅、电话咨询、数据信息查询工作。
2.负责收集人事档案材料及相关文件，人事档案材料分类、编码、维护、更新档案数据信息；
3.负责新进人员数据录入与信息核对，档案整理工作；
4.负责任免文件、职称文件的扫描、核对、装订工作；
5.协助存量人事档案的整理工作；
6.协助人事档案员及兼职档案员的培训和指导工作；
7.完成领导交办的其它工作。
（三）档案员2
1.协助人事档案的借阅、查阅、电话咨询、数据信息查询工作。
2.负责人事档案材料的加工、归档工作；3.负责退休、死亡、调出档案的整理工作；
4.负责台账的装订工作，盘库工作；
5.负责存量人事档案的整理工作；
6.协助人事档案员及兼职档案员的培训和指导工作；
7.完成领导交办的其它工作。
七、学生档案部
（一）主任
1.负责学生档案部的全面工作及与相关部门的协调；
2.安排、布置各阶段本科生、研究生档案归档、管理；
3.负责全校毕业生学生档案派发工作；
4.做好遗留档案（包括欠费、未报到及退学、未按时毕业等）及因欠费扣留的毕业证、学位证管理工作；
5.负责对兼职学生档案人员的业务指导，统筹落实学生档案收集、鉴定、整理、组卷、编目等工作；
6.负责学生档案信息化、数字化建设，落实相关数据录入、修改、统计及汇编工作；
7.负责学生档案的安全保密工作；
8.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员1
1.做好本科新生档案归档工作；（9-12 月）
2.做好考硕学生政审调档工作；（4-6月）
3.接待用人单位政审阅档工作（国考、省考、村官、事业单位）
4.做好年度奖励材料、党员材料归档工作；
5.集中接收毕业生档案材料归档工作；（6月底）
6.配合学工就业办完成毕业生档案派发工作；（全年，暑期不间断）
7.做好电话咨询、查阅、利用及库房管理工作；
8.做好毕业生派发数据整合、相互传递工作（就业办、速递局）；
9.做好毕业生档案去向网上查询，及时上传和更新数据，力求精准；
10.及时处理学籍异动（转专业、休／退学）学生档案管理工作；
11.完成领导交办其它工作。
（三）档案员2
1.做好新研究生档案归档工作；（9-12月，要求每份按清单核查）
2.做好考博政审调档工作；（4-6月）
3.接待用人单位政审阅档工作（国考、省考、事业单位）；
4.做好奖学金、三好、优干、入党材料归档；
5.做好毕业研究生档案材料集中归档工作；（6月）
6.配合研就办完成毕业生档案派发工作；（全年，暑期不间断）
7.做好电话咨询、查阅利用、库房管理工作；
8.做好毕业生派遣数据整合、相互传递工作（就业办、邮局）；
9.做好毕业生档案去向网上查询，及时上传和更新数据，力求精准；
10.及时处理学籍异动（退学、延迟毕业）学生档案管理工作；
11.完成领导交办其它工作。
八、数字档案部
（一）主任
1.负责数字档案部的的全面工作及与相关部门的协调工作；
2.负责制定和完善电子文档归档、电子文件元数据、档案信息采集、整合和安全管理等方面的各类标准与制度;
3.做好档案管理软件安全运行及新功能开发等工作；
4.负责档案管理系统公文数据库、媒体数据库、学籍数据库的维护和管理；
5.负责拟定数字档案馆建设规划，并负责贯彻和分布实施，完成各阶段的统计报表;
6.负责档案数据检查、挂接及安全管控；与馆内有关科室合作，积极开展档案信息资源开发;
7.负责对全校专、兼职档案员进行数字化技术培训和业务指导；
8.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员1
1.负责档案的数字化工作，逐年将馆藏纸质档案扫描并著录，指导并培训兼职学生扫描著录工作；
2.接收应归档的电子文件，并对在线归档的电子公文进行审核并著录元数据，维护并建设公文数据库。
3.负责学生毕业去向查询数据的更新和维护；
4.完成领导交办的其它工作。
（三）档案员2
1.负责馆内工作人员计算机应用的培训指导和技术支持；
2.负责档案馆电脑门户网站、移动门户网站等平台的维护、运行和内容更新工作；
3.负责媒体数据库的归档和建设。
4.负责档案数据安全备份及异地保管工作；
5.完成领导交办的其它工作。
