岗位分工

档案馆各工作岗位职责

(2017年2月27日馆务会议通过)

 

一、馆长

1.主持档案馆全面工作;

2.负责拟定和实施档案工作规划和计划,并检查和总结;

3.负责拟定和落实档案工作规章制度和业务规范;

4.负责组织安排档案工作方面的重要会议和重要活动;

5.负责校史文化研究及展示工作;

6.负责开展档案工作专题性调查研究;

7.负责档案馆的人事安排;

8.负责档案馆经费的审批;

9.完成领导交办的其它工作。

二、副馆长

1.负责档案馆日常管理,具体协调馆内各项事务;

2.负责学校档案工作委员会的秘书工作

3.负责组织档案知识及档案法律法规的宣传普及工作;

4.负责校史文化抢救工程;

5.负责组织兼职档案员的业务培训以及学生助管工作;

6.负责档案馆支部建设及思想政治、安全稳定工作;

7.负责接待联络工作;

8.负责档案馆网站建设;

9.完成领导交办的其它工作。

三、秘书

1.负责馆务会议及全馆会议的组织、记录和决定的监督执行;

2.负责工作计划、总结等相关文稿起草和馆内文书归档

3.负责人事事务、财务报销、固定资产管理、报刊征订、信件收发、考勤、节假日值班安排等日常行政工作;

4.负责公文处理和信访工作;

5.负责《高校档案工作简讯》编印和档案统计年度报表汇总;

6.负责印章管理;

7.负责工会工作;

8.完成领导交办的其它工作。

四、档案编研部

(一)主任

1.负责档案编研部的全面工作及与相关部门的协调;

2.负责指导档案编研工作,提出档案资源开发利用方案;

3.负责校史馆的更新维护、日常接待,以及讲解员的组织培训;

4.负责对学校声像档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作提出方案;

5.负责对学校实物档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作提出方案;

6.负责指导毕业生学位电子相片的采集、整理、归档工作;

7.完成领导交办的其它工作。

(二)档案员1

1.负责学校年鉴、文件汇编、毕业生名录等编辑工作;

2.负责“校史上的今天”、专题档案、特色档案的采编和展出;

3.负责校史馆的日常接待,以及讲解员的培训工作;

4.完成领导交办的其它工作。

(三)档案员2

1.负责学校声像档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作;

2.负责学校实物档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作;

3.负责毕业生学位电子照的联系、采集、整理、归档工作;

4.完成领导交办的其它工作。

五、综合档案部

(一)主任

1.负责综合档案部全面工作及与相关部门的协调;

2.负责综合档案业务规范指导;

3.负责综合档案归档工作网络建设,组织对兼职档案员的业务培训工作;

4.负责校史文化档案资源征集计划拟定并组织实施;

5.负责机要文件的收集、保管、查询;

6.完成领导交办的其它工作。

(二)档案员1

1.负责基建类、科学研究类、出版类、外事类、产品生产与科技开发类档案的归档、编目;

2.负责各类综合档案的利用查找;

3.负责综合档案案卷目录等检索工具的编制;

4.负责每年综合档案归档、利用、库房管理的统计工作;

5.负责各类综合档案数据的导入,目录、案卷卷面、标贴的输出打印;

6.完成领导交办的其它工作。

(二)档案员2

1.负责党群类、行政类档案的归档、编目、排架;

2.负责各类综合档案的利用查找;

3.负责紫金校区各类档案的管理、整库及利用查找;

4.负责校史文化建设访谈资料的收集、整理、利用;

5.负责综合档案库房“八防”工作;

6.完成领导交办的其它工作。

(三)档案员3

1.负责教学类档案的归档、编目、排架;

2.负责各类综合档案的利用查找;

3.负责邮件查档的接收及答复;

4.负责各类综合档案证明的出具及成绩翻译;

5.负责死亡档案、名人档案的管理、利用查找;

6.完成领导交办的其它工作。

六、人事档案部

(一)主任

1.负责人事档案部的管理及与相关部门的协调工作;

2.负责人事档案的借阅、查阅、电话咨询、数据信息查询工作;

3.负责人事档案数字化建设,数据信息更新、备份与维护,提供统计分析及各种统计报表;

4.负责人事档案的接收、转出、转库等整理工作;

5.负责人事档案材料的催要、收集、加工、归档,存量档案的整理工作;

6.负责人事实体档案及数字档案的保管与保护,做好库房的安全、保密工作;

7.负责人事档案员及兼职档案员的培训和指导工作;

8.完成领导交办的其它工作。

(二)档案员1

1.协助人事档案的借阅、查阅、电话咨询、数据信息查询工作。

2.负责收集人事档案材料及相关文件,人事档案材料分类、编码、维护、更新档案数据信息;

3.负责新进人员数据录入与信息核对,档案整理工作;

4.负责任免文件、职称文件的扫描、核对、装订工作;

5.协助存量人事档案的整理工作;

6.协助人事档案员及兼职档案员的培训和指导工作;

7.完成领导交办的其它工作。

(三)档案员2

1.协助人事档案的借阅、查阅、电话咨询、数据信息查询工作。

2.负责人事档案材料的加工、归档工作;3.负责退休、死亡、调出档案的整理工作;

4.负责台账的装订工作,盘库工作;

5.负责存量人事档案的整理工作;

6.协助人事档案员及兼职档案员的培训和指导工作;

7.完成领导交办的其它工作。

七、学生档案部

(一)主任

1.负责学生档案部的全面工作及与相关部门的协调;

2.安排、布置各阶段本科生、研究生档案归档、管理;

3.负责全校毕业生学生档案派发工作;

4.做好遗留档案(包括欠费、未报到及退学、未按时毕业等)及因欠费扣留的毕业证、学位证管理工作;

5.负责对兼职学生档案人员的业务指导,统筹落实学生档案收集、鉴定、整理、组卷、编目等工作;

6.负责学生档案信息化、数字化建设,落实相关数据录入、修改、统计及汇编工作;

7.负责学生档案的安全保密工作;

8.完成领导交办的其它工作。

(二)档案员1

1.做好本科新生档案归档工作;(9-12 月)

2.做好考硕学生政审调档工作;(4-6月)

3.接待用人单位政审阅档工作(国考、省考、村官、事业单位)

4.做好年度奖励材料、党员材料归档工作;

5.集中接收毕业生档案材料归档工作;(6月底)

6.配合学工就业办完成毕业生档案派发工作;(全年,暑期不间断)

7.做好电话咨询、查阅、利用及库房管理工作;

8.做好毕业生派发数据整合、相互传递工作(就业办、速递局);

9.做好毕业生档案去向网上查询,及时上传和更新数据,力求精准;

10.及时处理学籍异动(转专业、休/退学)学生档案管理工作;

11.完成领导交办其它工作。

(三)档案员2

1.做好新研究生档案归档工作;(9-12月,要求每份按清单核查)

2.做好考博政审调档工作;(4-6月)

3.接待用人单位政审阅档工作(国考、省考、事业单位);

4.做好奖学金、三好、优干、入党材料归档;

5.做好毕业研究生档案材料集中归档工作;(6月)

6.配合研就办完成毕业生档案派发工作;(全年,暑期不间断)

7.做好电话咨询、查阅利用、库房管理工作;

8.做好毕业生派遣数据整合、相互传递工作(就业办、邮局);

9.做好毕业生档案去向网上查询,及时上传和更新数据,力求精准;

10.及时处理学籍异动(退学、延迟毕业)学生档案管理工作;

11.完成领导交办其它工作。

八、数字档案部

(一)主任

1.负责数字档案部的的全面工作及与相关部门的协调工作;

2.负责制定和完善电子文档归档、电子文件元数据、档案信息采集、整合和安全管理等方面的各类标准与制度;

3.做好档案管理软件安全运行及新功能开发等工作;

4.负责档案管理系统公文数据库、媒体数据库、学籍数据库的维护和管理;

5.负责拟定数字档案馆建设规划,并负责贯彻和分布实施,完成各阶段的统计报表;

6.负责档案数据检查、挂接及安全管控;与馆内有关科室合作,积极开展档案信息资源开发;

7.负责对全校专、兼职档案员进行数字化技术培训和业务指导;

8.完成领导交办的其它工作。

(二)档案员1

1.负责档案的数字化工作,逐年将馆藏纸质档案扫描并著录,指导并培训兼职学生扫描著录工作;

2.接收应归档的电子文件,并对在线归档的电子公文进行审核并著录元数据,维护并建设公文数据库。

3.负责学生毕业去向查询数据的更新和维护;

4.完成领导交办的其它工作。

(三)档案员2

1.负责馆内工作人员计算机应用的培训指导和技术支持;

2.负责档案馆电脑门户网站、移动门户网站等平台的维护、运行和内容更新工作;

3.负责媒体数据库的归档和建设。

4.负责档案数据安全备份及异地保管工作;

5.完成领导交办的其它工作。

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