南京师范大学档案馆各工作岗位职责
一、馆长
主持档案馆全面工作。分管档案馆办公室。
1.负责档案工作规划和计划的拟定、实施、检查和总结；
2.负责档案工作规章制度和业务规范的拟定、落实和检查；
3.负责档案工作方面的重要会议和重要活动的组织安排；
4.负责档案工作专题性调查研究的开展；
5.负责档案信息化和校史文化工作的开展；
6.负责档案馆的人事安排；
7.负责档案馆的经费审批；
8.发挥档案功能参与学校治理；
9.完成领导交办的其它工作。
二、副馆长1
主管档案馆综合档案管理和党支部建设。分管档案馆档案收集部、档案利用部和数字档案部。
1.负责学校档案工作委员会的秘书工作；
2.负责档案知识及档案法律法规的宣传普及工作；
3.负责专兼职综合档案员的业务培训以及学生助管工作；
4.负责档案馆支部建设及思想政治、安全稳定工作；
5.负责档案馆老同志和工会工作；
6.负责档案馆网站建设；
7.负责档案全宗卷及全宗指南等档案编研；
8.对学校所属机构的综合档案工作进行监督和指导；
9.完成领导交办的其它工作。
三、副馆长2
主管档案馆学生档案管理和校史文化工作。分管档案馆学生档案部和校史文化研究中心，联系人力资源处人事档案室。
1.负责学生档案的组织协调工作；
2.负责专兼职学生档案员的业务培训以及学生助管工作；
3.负责校史文化的抢救、研究和展示工作；
4.负责校史馆工作和讲解员队伍建设；
5.负责校史博物的征集；
6.负责校史文化公众号建设；
7.依托校史开展爱国荣校教育；
8.联系指导人力资源处人事档案室业务；
9.完成领导交办的其它工作。
四、秘书
1.负责馆务会议及全馆会议的组织、记录和决定的监督执行；
2.负责工作计划、总结等相关文稿起草和馆内文书归档；
3.负责人事事务、财务报销、固定资产管理、报刊征订、信件收发、考勤、节假日值班安排等日常行政工作；
4.负责公文处理和信访工作；
5.负责《高校档案工作简讯》编印和档案统计年度报表汇总；
6.负责印章管理；
7.负责工会工作；
8.完成领导交办的其它工作。
五、档案收集部
（一）主任
1.负责档案收集部全面工作及与相关部门的协调；
2.负责各类综合档案的归档工作网络建设，组织对兼职档案员业务指导工作；
3.统筹各类综合档案的征集工作，负责综合档案收集、整理情况的年度统计；
4.负责党群类、财会类、基本建设类文书档案的接收、整理；
5.负责研究生学位档案的接收、整理；
6.负责名人全宗档案的接收、整理；
7.统筹学校年鉴、文件汇编、毕业生名录的征集、编印工作；
8.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员1
1.负责行政管理类、产品生产与科技开发类、仪器设备类文书档案的接收、整理；
2.负责声像档案、实物档案的接收、整理；
3.负责毕业生学位服照的采集、整理；
4.完成领导交办的其它工作。
（三）档案员2
1.负责科学研究类、出版类、外事类、教学类文书档案的接收、整理；
2.负责研究生学位档案的接收、整理；
3.协助做好学校文件汇编、毕业生名录的采编；
4.完成领导交办的其它工作。
（四）档案员3（校史文化研究中心）
1.负责校史文化研究中心日常工作；
2.负责校史馆工作和讲解员队伍建设；
3.负责校史文化研究资料的收集；
4.负责校史文化研究及开发工作；
5.协助做好老领导老专家访谈工作；
6.协助做好学校年鉴的采编；
7.完成领导交办的其它工作。
六、档案利用部
（一）主任
1.负责各类综合档案保管、利用及遗留档案收集工作的安排和协调；
2.负责安排各类综合档案的存放和排架；
3.负责全宗指南的编写；
4.负责机要文件的接收、保管与利用；
5.负责死亡档案的接收、保管、查询；
6.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员1
1.负责基建类、出版类、外事类、产品生产与科技开发类、声像类、实物类档案的接收、编目、排架和保管；
2.负责各类综合档案的利用查找；
3.负责综合档案案卷目录等检索工具的编制；
4.负责每年综合档案接收、利用、库房管理的统计工作；
5.负责综合档案库房“八防”工作；
6.完成领导交办的其它工作。
（三）档案员2
1.负责党群类、行政类、科学研究类、教学类档案的接收、编目、排架和排架；
2.负责各类综合档案的利用查找；
3.负责紫金校区各类综合档案的管理及利用查找；
4.负责邮件查档的接收和答复，以及各类综合档案证明的出具；
5.负责遗留综合档案的收集；
6.完成领导交办的其它工作。
七、数字档案部
（一）主任
1.负责数字档案部的的全面工作及与相关部门的协调工作；
2.负责制定和完善电子文档归档、电子文件元数据、档案信息采集、整合和安全管理等方面的各类标准与制度;
3.做好档案管理软件安全运行及新功能开发等工作；
4.负责档案管理系统公文数据库、媒体数据库、学籍数据库的维护和管理；
5.负责拟定数字档案馆建设规划，并负责贯彻和分布实施，完成各阶段的统计报表;
6.负责档案数据检查、挂接及安全管控；与馆内有关科室合作，积极开展档案信息资源开发;
7.负责对全校专、兼职档案员进行数字化技术培训和业务指导；
8.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员
1.负责档案的数字化工作，逐年将馆藏纸质档案扫描并著录，指导并培训兼职学生扫描著录工作；
2.接收应归档的电子文件，并对在线归档的电子公文进行审核并著录元数据，维护并建设公文数据库。
3.负责档案馆电脑门户网站、移动门户网站等平台的维护、运行和内容更新工作；
4.负责媒体数据库的归档和建设。
5.负责档案数据安全备份及异地保管工作；
6.完成领导交办的其它工作。
八、学生档案部
（一）主任
1.负责学生档案部的全面工作及与相关部门的协调；
2.安排、布置各阶段本科生、研究生档案归档、管理；
3.负责全校毕业生学生档案派发工作；
4.做好遗留档案（包括欠费、未报到及退学、未按时毕业等）及因欠费扣留的毕业证、学位证管理工作；
5.负责对兼职学生档案人员的业务指导，统筹落实学生档案收集、鉴定、整理、组卷、编目等工作；
6.负责学生档案信息化、数字化建设，落实相关数据录入、修改、统计及汇编工作；
7.负责学生档案的安全保密工作；
8.完成领导交办的其它工作。
（二）档案员1
1.做好本科新生档案归档工作；（9-12 月）
2.做好考硕学生政审调档工作；（4-6月）
3.接待用人单位政审阅档工作（国考、省考、村官、事业单位）
4.做好年度奖励材料、党员材料归档工作；
5.集中接收毕业生档案材料归档工作；（6月底）
6.配合学工就业办完成毕业生档案派发工作；（全年，暑期不间断）
7.做好电话咨询、查阅、利用及库房管理工作；
8.做好毕业生派发数据整合、档案转递工作（就业办、邮局）；
9.做好毕业生档案去向网上查询，及时上传和更新数据，力求精准；
10.及时处理学籍异动（转专业、休／退学）学生档案管理工作；
11.完成领导交办其它工作。
（三）档案员2
1.做好新研究生档案归档工作；（9-12月，要求每份按清单核查）
2.做好考博政审调档工作；（4-6月）
3.接待用人单位政审阅档工作（国考、省考、事业单位）；
4.做好奖学金、三好、优干、党员材料归档；
5.做好毕业研究生档案材料集中归档工作；（6月）
6.配合研就办完成毕业生档案派发工作；（全年，暑期不间断）
7.做好电话咨询、查阅利用、库房管理工作；
8.做好毕业生派遣数据整合、档案转递工作（就业办、邮局）；
9.做好毕业生档案去向网上查询，及时上传和更新数据，力求精准；
10.及时处理学籍异动（退学、延迟毕业）学生档案管理工作；
11.完成领导交办其它工作。
