工作职能

档案馆及各部门工作职责

2017227日馆务会议通过)

 

一、档案馆工作职责

1.贯彻执行国家和江苏省有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

2.拟订学校档案工作规章制度及业务规范,并负责贯彻落实;

3.负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

4.编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

5.组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作;

6.开展档案的开放和利用工作;

7.开展学校档案工作人员的业务培训;

8.利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

9.开展国内外档案及校史文化研究和交流活动;

10.对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

二、各部门工作职责

(一)办公室

1.负责馆务会议及全馆会议的组织、记录和决定的监督执行;

2.负责工作计划、总结等相关文稿起草和馆内文书归档

3.负责人事事务、财务报销、固定资产管理、报刊征订、信件收发、考勤、节假日值班安排等日常行政工作;

4.负责公文处理和信访工作;

5.负责《高校档案工作简讯》编印和档案统计年度报表汇总;

6.负责印章管理;

7.负责工会工作;

8.完成领导交办的其它工作。

(二)档案收集部

1.宣传有关档案工作法律法规;

2.负责综合档案的归档工作网络建设,组织对兼职档案员的业务指导和培训;

3.负责综合档案的征集、接收、整理;

4.负责毕业生学位服照的采集、整理;

5.负责学校年鉴、文件汇编、毕业生名录的采编;

6.协助名人档案的采集;

7.完成领导交办的其它工作。

(三)档案利用部

1.负责综合档案进库后的接收、编目和排架;

2.负责纸质和实物声像档案库房的管理;

3.对破损、霉变、褪变档案进行力所能及的技术保护;

4.负责入库综合档案的鉴定统计;

5.负责编制综合档案全宗指南;

6.负责综合档案的利用服务;

7.负责机要档案的接收和保管、利用;

8.负责死亡档案的接收和保管、利用;

9.负责2018年之前遗留综合档案的收集整理及入库。

10.完成领导交办的其它工作。

(四)学生档案部

1.负责全校学生(本科生和研究生)档案的搜集、管理、利用和派发工作;

2.负责学生档案工作网络建设和兼职档案员的培训工作;

3.负责学生档案部库房管理工作;

4.负责学生档案的信息化管理;

5.负责做好与学生工作处、研究生院的协调工作;

6.协助做好相关档案资源的开发利用工作;

7.完成领导交办的其它工作。

(五)数字档案部

1.负责拟订数字档案馆建设计划并具体实施;

2.负责电子公文档案、媒体数据库的归档和元数据著录工作;

3.负责档案的数字化工作,逐年将馆藏纸质档案扫描并著录;

4.负责档案馆的门户网站的建设和更新,其中包括移动门户网站;

5.负责档案数据检查、挂接及安全管控;与馆内有关科室合作,积极开展档案信息资源开发,及时更新各部门数据,其中包括学生毕业去向数据、声像档案数据;

6.负责档案信息化建设和档案管理软件使用方面的技术培训;

7.负责档案信息系统和数字档案信息安全;

8.完成领导交办的其他工作。

 

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