工作职能

档案馆及各部门工作职责

(2017年2月27日馆务会议通过)

 

一、档案馆工作职责

1.贯彻执行国家和江苏省有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

2.拟订学校档案工作规章制度及业务规范,并负责贯彻落实;

3.负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

4.编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

5.组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作;

6.开展档案的开放和利用工作;

7.开展学校档案工作人员的业务培训;

8.利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

9.开展国内外档案及校史文化研究和交流活动;

10.对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

二、各部门工作职责

(一)办公室

1.负责馆务会议及全馆会议的组织、记录和决定的监督执行;

2.负责工作计划、总结等相关文稿起草和馆内文书归档

3.负责人事事务、财务报销、固定资产管理、报刊征订、信件收发、考勤、节假日值班安排等日常行政工作;

4.负责公文处理和信访工作;

5.负责《高校档案工作简讯》编印和档案统计年度报表汇总;

6.负责印章管理;

7.负责工会工作;

8.完成领导交办的其它工作。

(二)档案编研部

1.负责声像档案的收集、整理、鉴定、保管和利用;

2.负责实物档案的收集、整理、鉴定、保管和利用;

3.负责毕业生学位电子相片的采集、整理和归档;

4.负责学校年鉴、文件汇编、毕业生名录的采编;

5.负责校史馆的更新维护和日常管理,以及讲解员的组织与培训;

6.负责“校史上的今天”编辑工作;

7.负责专题档案、特色档案的采编和展出;

8.完成领导交办的其它工作。

(三)综合档案部

1.负责综合档案的归档工作网络建设,组织对兼职档案员的业务指导和培训工作;

2.负责综合档案的收集、整理、归档及进库后的编目、排架、保管;

3.负责综合档案利用的咨询、查找;

4.负责利用综合档案检索工具的编制;

5.负责综合档案资源的征集、整理、保管;

6.负责机要文件的收集、保管、查询:

7.负责综合档案库房管理、安全及涉密档案的保密工作;

8.完成领导交办的其它工作。

(四)人事档案部

1.负责人事档案部的管理及与相关部门的协调工作;

2.负责人事档案数字化建设,数据信息更新、备份与维护,提供统计分析及各种统计报表;

3.负责人事档案的查借阅、电话咨询、数据信息查询;

4.负责全校教职工人事档案及档案材料的催要、收集、加工、归档等整理工作;

5.负责人事档案工作相关文件、台账的收集整理工作;

6.负责实体档案及数字档案的保管与保护,做好档案库房的安全保密工作;

7.负责做好档案员及兼职档案员的培训和指导;

8.完成领导交办的其它工作。

(五)学生档案部

1.负责全校学生(本科生和研究生)档案的搜集、管理、利用和派发工作;

2.负责学生档案工作网络建设和兼职档案员的培训工作;

3.负责学生档案部库房管理工作;

4.负责学生档案的信息化管理;

5.负责做好与学生工作处、研究生院的协调工作;

6.协助做好相关档案资源的开发利用工作;

7.完成领导交办的其它工作。

(六)数字档案部

1.负责拟订数字档案馆建设计划并具体实施;

2.负责电子公文档案、媒体数据库的归档和元数据著录工作;

3.负责档案的数字化工作,逐年将馆藏纸质档案扫描并著录;

4.负责档案馆的门户网站的建设和更新,其中包括移动门户网站;

5.负责档案数据检查、挂接及安全管控;与馆内有关科室合作,积极开展档案信息资源开发,及时更新各部门数据,其中包括学生毕业去向数据、声像档案数据

6.负责档案信息化建设和档案管理软件使用方面的技术培训;

7.负责档案信息系统和数字档案信息安全;

8.完成领导交办的其他工作。

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