通知公告
关于做好2018年毕业研究生学位档案 立卷归档工作的通知
来源: 发布时间: 2018-09-12 浏览次数: 1336

关于做好2018年毕业研究生学位档案

立卷归档工作的通知

 

各研究生培养学院:

研究生学位档案是反映研究生培养质量的重要方面,也是学校建设高水平大学的重要体现,此外还关系着每位毕业研究生的切身利益。根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《南京师范大学关于做好2018年档案归档工作的通知》(宁师办〔201849号)等文件要求,现将我校2018年毕业研究生学位档案立卷归档工作有关事项通知如下。

一、立卷归档范围

研究生学位档案实行承办人立卷制度,即谁形成的材料、谁负责立卷归档。2018年毕业研究生学位档案立卷归档工作,各学院在分管研究生工作领导的指导下,由研究生秘书负责完成。

(一)立卷对象

1.2018届毕业硕士、博士研究生(含学术型和专业型)(具体学院见附件1);

2.少数往年未把毕业研究生学位档案归到档案馆的学院,请按要求分年度整理立卷后,与今年的一并归档。

(二)归档范围

1.学位申请书;

2.学位申请书附件(论文评语、论文评阅书);

3.学位论文送审表;

4.学位论文摘要(中英文);

5.学位论文正本(1本);

6.学生在校科研成果。

二、整理立卷程序及要求

分年度形成毕业研究生名录,每一类中分专业按学号顺序排列,博士生在前,硕士生在后,上年遗留学生的档案放在当年毕业生之后。每位毕业研究生的学位材料归为一卷。

(一)整理立卷程序

1.按卷整理每位毕业研究生的学位材料。首先把单页档案材料按件装订好;然后将同一卷内档案材料,按立卷归档范围的编号顺序依次排放;最后在每件材料的右上角盖上所在学院的归档章,归档章内填写年度、件号、本件的页数,如下图:

类 号

JX12.50/xx

XX

   2.填写卷内目录(样表见附件2)。

 3.填写卷内备考表(样表见附件3)。“立卷人”处填写整理人姓名,“检查人”由所在学院学位管理办公室签字。

4.将每位毕业研究生的上述材料(按卷内目录、学位材料、卷内备考表的先后顺序),分别立卷(装入各自信封)。

5.填写研究生案卷目录(Excel形式,见档案馆网站“资料下载”)。案卷目录将输入学校的档案管理系统。

6.填写移交清单(样表见附件4),移交清单一式四份。

(二)整理立卷要求

1.归档的毕业研究生学位档案必须是原件。归档材料中需要加盖印章或签字的部分必须是红印和亲笔签字,需粘贴相片的位置必须贴上符合要求的相片。

2.归档的毕业研究生学位材料必须字迹工整、清晰,使用符合档案要求的书写材料,如碳素、蓝黑墨水;计算机打印的材料必须是激光打印。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔和色带打印、喷墨打印等不耐久材料。

三、档案移交验收

(一)移交档案时间

时间

学院

负责人

108日-1011

文学院、新闻与传播学院

王莉、刘婧婧

1015日-1018

法学院、商学院

王莉、刘婧婧

1022日-1025

教育科学学院、外国语学院

王莉、刘婧婧

1029日-111

社会发展学院、数学科学学院

王莉、刘婧婧

115日-118

物理科学与技术学院、生命科学学院

王莉、刘婧婧

1112日-1115

地理科学学院、音乐学院

王莉、刘婧婧

1119日-1122

体育科学学院、美术学院

王莉、刘婧婧

1126日-1129

金陵女子学院、能源与机械工程学院

王莉、刘婧婧

123日—126

计算机科学与技术学院、教师教育学院

王莉、刘婧婧

1210日—1213

马克思主义学院、环境学院

王莉、刘婧婧

(二)档案交接验收

1.各学院移交内容:整理立卷好的学位档案、研究生案卷目录(Excel形式)、移交清单。

2.档案馆接收地点:

12018届:仙林校区新北区档案馆302室(档案收集部),联系人:王莉、刘婧婧,联系电话:85891642。计算机录入指导:刘婧婧。

2)往届:仙林校区新北区档案馆102室(档案利用部),联系人:朱伟文、刘一颖,联系电话:85891077

3.档案交接验收:交接双方当面检查,档案馆按立卷归档要求进行验收,不符合要求的退回归档学院重新整理,合格后方可办理移交手续。移交清单经交接双方签字后,两份交档案馆,一份交研究生院学位管理办公室,一份留存所在学院。

4.归档章整理立卷后,交档案馆档案收集部保管(2019年毕业研究生学位档案整理时再领取)。

 

                                                                                          档案馆 研究生院(研工部)

2018912


 

附件各学院毕业研究生学位档案立卷归档范围

学院

2018

教师教育学院

 

国际文化教育学院

已交

金陵女子学院

 

公共管理学院

已交

商学院

 

法学院

 

马克思主义学院

 

教育科学学院

 

心理学院

已交

体育科学学院

 

文学院

 

外国语学院

 

新闻与传播学院

 

社会发展学院

 

数学科学学院

 

物理科学与技术学院

 

化学与材料科学学院

已交

地理科学学院

 

生命科学学院

 

能源与机械工程学院

 

电气与自动化工程学院

已交

计算机科学与技术学院

 

环境学院

 

音乐学院

 

美术学院

 

备注:少数往年未归档学院请自查。

附件2           卷内目录(样表)

 

序号

文号

责任者

题名

日期

页数

备注

1

 

申请学生姓名

南师大(博士、硕士)研究生学位申请书

同意授学位学位评定委员会盖章处日期

学位申请书页数

 

2

 

首份指导老师姓名+

学位申请书附件(论文评语、论文评阅书等)

首份指导老师签名落款日期

论文评语、论文评阅书等总页数

 

3

 

学院名

学位论文送审表

院系学位评定分委员会意见主席签名落款日期

1

 

4

 

学生姓名

论文摘要(中英文)

成文日期

摘要页数

 

5

 

申请学生姓名

论文正本

成文日期

论文总页数

 

6

 

申请学生姓名

学生在校科研成果

成文日期

成果总页数

 

7

 

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

 

11

 

 

 

 

 

 

备注:红色标注部分为填写部分,如果是博士就将硕士用斜杠(\)划去,硕士同理。

 

附件3       卷内备考表(样表)

 

 

本卷情况说明

 

 

 

*份,共*

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

立 卷 人:整理人姓名

 

检 查 人:所在学院学位管理办公室签字

 

立卷时间:整理时间

 

备注:红色标注部分为填写部分。

 

附件4  学院2018届研究生学位档案移交清单(样表)

       (先博士后硕士,其中博士人,硕士人)

 

移交人: 接收人:

盒号

档号

正题名

页数

件数

1

2018JX12.50/学院代码-顺序号

***学位材料

总页数

总件数

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

备注:红色标注部分为填写部分。

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