通知公告
关于做好2019届毕业研究生学位档案 立卷归档工作的通知
来源: 发布时间: 2019-09-06 浏览次数: 286

各研究生培养学院:

研究生学位档案是反映研究生培养质量的重要方面,也是学校建设高水平大学的重要体现,此外还关系着每位毕业研究生的切身利益。根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《南京师范大学关于做好2019年档案立卷归档工作的通知》(宁师办〔201921号)等文件要求,现将我校2019年毕业研究生学位档案立卷归档工作有关事项通知如下。

一、立卷归档范围

研究生学位档案实行承办人立卷制度,即谁形成的材料、谁负责立卷归档。2019届毕业研究生学位档案立卷归档工作,各学院在分管研究生工作领导的指导下,由研究生秘书负责完成。

(一)立卷对象

2019届毕业硕士、博士研究生(含学术型和专业型)。

(二)归档范围

1.学位申请书;

2.学位申请书附件(论文评语、论文评阅书);

3.学位论文送审表;

4.学位论文摘要(中英文);

5.学位论文正本(1本)。

6.学生在校科研成果。

二、整理立卷程序及要求

分年度形成毕业研究生名录,每一类中分专业按学号顺序排列,博士生在前,硕士生在后。每位毕业研究生的学位材料归为一卷。

(一)整理立卷程序

1.按卷整理每位毕业研究生的学位材料。首先把单页档案材料按件装订好;然后将同一卷内档案材料,按立卷归档范围的编号顺序依次排放;最后在每件材料的右上角盖上所在学院的归档章,归档章内填写年度、件号、本件的页数,如下图:

类 号

JX12.50/xx

XX

2.填写卷内目录(样表见附件1)。

3.填写卷内备考表(样表见附件2)。“立卷人”处填写整理人姓名,“检查人”由所在学院学位管理办公室签字。

4.将每位毕业研究生的上述材料(按卷内目录、学位材料、卷内备考表的先后顺序),分别立卷(装入各自信封)。

5.填写研究生案卷目录(Excel形式,见档案馆网站“资料下载”)。案卷目录将输入学校的档案管理系统。

6.填写移交清单(样表见附件3),移交清单一式三份。

(二)整理立卷要求

1.归档的毕业研究生学位档案必须是原件。归档材料中需要加盖印章或签字的部分必须是红印和亲笔签字,需粘贴相片的位置必须贴上符合要求的相片。

2.归档的毕业研究生学位材料必须字迹工整、清晰,使用符合档案要求的书写材料,如碳素、蓝黑墨水;计算机打印的材料必须是激光打印,材料装订必须使用不锈钢订书钉。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔和色带打印、喷墨打印等不耐久材料。

三、档案移交验收

(一)移交档案时间

时间

学院

负责人

923日-925

文学院、公共管理学院、

王莉、刘婧婧

108日-1010

新闻与传播学院、法学院

王莉、刘婧婧

1014日-1016

商学院、教育科学学院

王莉、刘婧婧

1021日-1023

外国语学院、社会发展学院

王莉、刘婧婧

1028日-1030

数学科学学院、物理科学与技术学院

王莉、刘婧婧

114日-116

化学与材料科学学院、生命科学学院

王莉、刘婧婧

1111日-1113

地理科学学院、音乐学院

王莉、刘婧婧

1118日-1120

体育科学学院、美术学院

王莉、刘婧婧

1125日-1127

金陵女子学院、电气与自动化工程学院

王莉、刘婧婧

122日—124

能源与机械工程学院、教师教育学院

王莉、刘婧婧

129日—1211

国际文化教育学院、计算机科学与技术学院

王莉、刘婧婧

1216日—1218

心理学院、马克思主义学院、环境学院

王莉、刘婧婧

(二)档案交接验收

1.各学院移交内容:整理立卷好的学位档案、研究生案卷目录(Excel形式)、移交清单。

2.档案馆接收地点:仙林校区新北区档案馆302室(档案收集部),联系人:王莉、刘婧婧,联系电话:85891642

3.档案交接验收:交接双方当面检查,档案馆按立卷归档要求进行验收,不符合要求的退回归档学院重新整理,合格后方可办理移交手续。移交清单经交接双方签字后,两份交档案馆,一份留存所在学院。

4.归档章整理立卷后,交档案馆档案收集部保管(2020届毕业研究生学位档案整理时再领取)。

 

 

档案馆 研究生院(研工部)

201996


 

 

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