各研究生培养学院：
研究生学位档案是反映研究生培养质量的重要方面，也是学校建设高水平大学的重要体现，此外还关系着每位毕业研究生的切身利益。根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《南京师范大学关于做好2019年档案立卷归档工作的通知》（宁师办〔2019〕21号）等文件要求，现将我校2019年毕业研究生学位档案立卷归档工作有关事项通知如下。
一、立卷归档范围
研究生学位档案实行承办人立卷制度，即谁形成的材料、谁负责立卷归档。2019届毕业研究生学位档案立卷归档工作，各学院在分管研究生工作领导的指导下，由研究生秘书负责完成。
（一）立卷对象
2019届毕业硕士、博士研究生（含学术型和专业型）。
（二）归档范围
1.学位申请书；
2.学位申请书附件（论文评语、论文评阅书）；
3.学位论文送审表；
4.学位论文摘要（中英文）；
5.学位论文正本（1本）。
6.学生在校科研成果。
二、整理立卷程序及要求
分年度形成毕业研究生名录，每一类中分专业按学号顺序排列，博士生在前，硕士生在后。每位毕业研究生的学位材料归为一卷。
（一）整理立卷程序
1.按卷整理每位毕业研究生的学位材料。首先把单页档案材料按件装订好；然后将同一卷内档案材料，按立卷归档范围的编号顺序依次排放；最后在每件材料的右上角盖上所在学院的归档章，归档章内填写年度、件号、本件的页数，如下图：
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年 度 |
类 号 JX12.50/xx |
卷 号 |
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XX院 |
件 号 |
页 数 |
2.填写卷内目录（样表见附件1）。
3.填写卷内备考表（样表见附件2）。“立卷人”处填写整理人姓名，“检查人”由所在学院学位管理办公室签字。
4.将每位毕业研究生的上述材料（按卷内目录、学位材料、卷内备考表的先后顺序），分别立卷（装入各自信封）。
5.填写研究生案卷目录（Excel形式，见档案馆网站“资料下载”）。案卷目录将输入学校的档案管理系统。
6.填写移交清单（样表见附件3），移交清单一式三份。
（二）整理立卷要求
1.归档的毕业研究生学位档案必须是原件。归档材料中需要加盖印章或签字的部分必须是红印和亲笔签字，需粘贴相片的位置必须贴上符合要求的相片。
2.归档的毕业研究生学位材料必须字迹工整、清晰，使用符合档案要求的书写材料，如碳素、蓝黑墨水；计算机打印的材料必须是激光打印，材料装订必须使用不锈钢订书钉。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔和色带打印、喷墨打印等不耐久材料。
三、档案移交验收
（一）移交档案时间
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时间 |
学院 |
负责人 |
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9月23日－9月25日 |
文学院、公共管理学院、 |
王莉、刘婧婧 |
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10月8日－10月10日 |
新闻与传播学院、法学院 |
王莉、刘婧婧 |
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10月14日－10月16日 |
商学院、教育科学学院 |
王莉、刘婧婧 |
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10月21日－10月23日 |
外国语学院、社会发展学院 |
王莉、刘婧婧 |
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10月28日－10月30日 |
数学科学学院、物理科学与技术学院 |
王莉、刘婧婧 |
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11月4日－11月6日 |
化学与材料科学学院、生命科学学院 |
王莉、刘婧婧 |
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11月11日－11月13日 |
地理科学学院、音乐学院 |
王莉、刘婧婧 |
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11月18日－11月20日 |
体育科学学院、美术学院 |
王莉、刘婧婧 |
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11月25日－11月27日 |
金陵女子学院、电气与自动化工程学院 |
王莉、刘婧婧 |
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12月2日—12月4日 |
能源与机械工程学院、教师教育学院 |
王莉、刘婧婧 |
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12月9日—12月11日 |
国际文化教育学院、计算机科学与技术学院 |
王莉、刘婧婧 |
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12月16日—12月18日 |
心理学院、马克思主义学院、环境学院 |
王莉、刘婧婧 |
（二）档案交接验收
1.各学院移交内容：整理立卷好的学位档案、研究生案卷目录（Excel形式）、移交清单。
2.档案馆接收地点：仙林校区新北区档案馆302室（档案收集部），联系人：王莉、刘婧婧，联系电话：85891642。
3.档案交接验收：交接双方当面检查，档案馆按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档学院重新整理，合格后方可办理移交手续。移交清单经交接双方签字后，两份交档案馆，一份留存所在学院。
4.归档章整理立卷后，交档案馆档案收集部保管（2020届毕业研究生学位档案整理时再领取）。
档案馆 研究生院（研工部）
2019年9月6日
