各学院：
根据学校统一安排，2020届毕业生档案归档定于6月28日至7月1日进行。为规范、有序地做好此项工作，现将有关事项通知如下：
一、学生档案作为原始记录，是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，各学院要高度重视，按照《南京师范大学学生档案管理办法》，落实责任制，明确专人负责，严格按照规定时间和要求配合档案馆共同做好此项工作。
二、各学院要预先做好毕业生档案的整理工作，做好毕业生“归档清单”一式两份（格式见附件），将学生在读期间形成的档案材料收集齐全，按学号分装排序，并做好抽查自查工作，避免缺漏、错放、混放、材料未盖章等现象的发生。归档内容如下：
（一）本科生材料包括：高考录取材料、大学生登记表、成绩单、毕业论文（设计）成绩（含内容简介，论文不归档）、教育实习鉴定、学士学位申请表、毕业生登记表、毕业体检表（未体检的，不强求）、党团材料、奖惩材料、教师资格申请表、首批报到证。
（二）研究生材料包括：研究生录取表、专家推荐书（博士）、研究生登记表、成绩单（务必单独归档一份）、学位申请书、授予学位决定、毕业研究生登记表、毕业体检表（未体检的，不强求）、党团材料、奖惩材料、计生材料（已婚的）、教师资格申请表、首批报到证。
三、由于毕业生档案归档、派遣工作时间紧，工作量大、场地所限，请各学院克服困难，严格按照档案馆的计划要求如期归档，避免造成环节上的延误。
（一）归档移交地址：档案馆学生档案部（仙林新北区档案馆楼201室），联系人：康娜（负责本科生）电话：85891255、刘一颖（负责研究生、协调）电话：85891046。
（二）归档移交时间:上午9:00-11:40；下午:13:30-16:30（如需调整时间请务必提前联系）。
1.本科生归档移交日程安排：
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日期 |
上午 |
下午 |
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6.28 |
文学院、社发院 、公管院、法学院 |
心理学院、数科院、计算机学院 |
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6.29 |
外院、物科院、化科院、生科院 |
地科院、环境学院、音乐学院、美院 |
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6.30 |
教师院 、南瑞学院、新传院 |
商学院、体科院、强化院 |
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7.1 |
教科院、国教院、马院 |
海洋学院、能源院、金女院、食品学院 |
2.研究生归档移交日程安排：
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日期 |
上午 |
下午 |
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6.28 |
文学院、公管院、法学院 |
数科院、物科院、新传院 |
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6.29 |
商学院、教科院、外院、社发院 |
化科院、马院、音乐学院、体科院 |
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6.30 |
生科院、教师院、美院 |
金女院、南瑞学院、能源学院 |
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7.1 |
地科院、环境学院、心理学院 |
国教院、计算机学院、食品学院 |
（三）注意事项：
1.归档要求：归档材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确，应有承办单位或个人署名，并有形成材料日期。所有材料归档前请务必检查应盖公章是否加盖；（如：毕业生登记表、成绩单等）
2. 各学院将归档材料收集齐全，在学院按人头分装好并逐一核查，依学号排序后按照档案馆安排时间快速移交，由辅导员带队，否则档案馆不予接待;
3.归档完毕做好移交清单，本科生缺少材料和研究生延毕的请用铅笔在档案袋封面标注，其他有问题的在“备注”栏里加以说明；
4.当年毕业的定向研究生归档完成后，由档案馆密封，交辅导员带回学院。
5.办理首批报到证的本科生务必归档成绩单。
6.中途退学的本科生，大学生登记表和成绩单也要归档；
7.港澳台等海外学生档案归档完毕后由学院带回交由本人带走；
8.各学院集中归档，归档完毕后和档案派发期间，不再接收学生个人送来的零散材料；
9.研究生延迟答辩的毕业材料应及时归档。
10.请通知毕业生档案是邮政EMS专用通道投递，邮局的查询有效时间是半年内，请毕业生及时登陆档案馆网站（毕业生去向查询）获取邮寄单号及时上网查询物流信息，务必主动联系档案接收单位以确保档案已成功投递。
如有不明事宜，请联系档案馆。
特此通知。
附件：毕业归档材料清单
档案馆（学生档案部）
2020年6月11日
