通知公告
关于做好2021届毕业生档案归档工作的通知
来源: 发布时间: 2021-06-15 浏览次数: 726

各学院:

根据学校统一安排,2021届毕业生档案归档定于6月30日至7月3日进行。为规范、有序地做好此项工作,现将有关事项通知如下:

一、学生档案作为原始记录,是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据,各学院要高度重视,按照《南京师范大学学生档案管理办法》,落实责任制,明确专人负责,严格按照规定时间和要求配合档案馆共同做好此项工作。

二、各学院要预先做好毕业生档案的整理工作,做好“毕业生归档材料明细表”(格式见附件),将学生在读期间形成的档案材料收集齐全,按学号分装排序,并做好抽查自查工作,避免缺漏、错放、混放、材料未盖章等现象的发生。归档内容如下:

(一)本科生材料包括:高考录取材料、大学生登记表、毕业生登记表、成绩单、学士学位申请表、教育实习鉴定、毕业论文(设计)成绩(含内容简介,论文不归档)、毕业体检表(未体检的,不强求)、党团材料、奖惩材料、教师资格申请表、首批报到证。

(二)研究生材料包括:研究生登记表、研究生录取表、专家推荐书(博士)、毕业研究生登记表、学位申请书、成绩单(务必单独归档一份)、授予学位决定、毕业体检表(未体检的,不强求)、党团材料、奖惩材料、计生材料(已婚的)、教师资格申请表、首批报到证。

三、由于毕业生档案归档、派遣工作时间紧,工作量大、场地所限,请各学院克服困难,严格按照档案馆的计划要求如期归档,避免造成环节上的延误。

(一)归档移交地址:档案馆学生档案部(仙林新北区档案馆201室),联系电话:85891255(本)康老师、85891046(研)刘老师。

(二)归档移交时间:上午8:30-11:30;下午:13:30-16:30(如需调整时间请务必提前联系)。

1.本科生归档移交日程安排:

2.研究生归档移交日程安排:

(三)注意事项:

1.归档要求:归档材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人署名,并有形成材料日期。所有材料归档前请务必检查应盖公章是否加盖;(如:毕业生登记表、成绩单等)

2. 各学院将归档材料收集齐全,在学院按学号由小到大的顺序分装排列好并逐一核查,之后按照档案馆安排时间快速移交,由辅导员带队,否则档案馆不予接待;

3.归档完毕做好归档材料明细表,本科生缺少材料和研究生延毕的请用铅笔在档案袋封面标注,并在“备注”栏里加以说明;

4.当年毕业的定向研究生归档完成后,由档案馆密封,交辅导员带回学院;

5.办理首批报到证的本科生务必归档成绩单;

6.中途退学的本科生,大学生登记表和成绩单也要归档;

7.港澳台学生及外国留学生档案归档完毕后由学院带回交由本人带走;

8.各学院集中归档,归档完毕后和档案派发期间,不再接收学生个人送来的零散材料;

9.研究生延迟答辩的毕业材料应及时归档。

10.请通知毕业生档案是邮政EMS专用通道投递,邮局的查询有效时间是半年内,请毕业生及时登陆档案馆网站(毕业生去向查询)获取邮寄单号并及时跟踪物流信息,务必主动联系档案接收单位以确保档案已成功投递。

如有不明事宜,请联系档案馆。

特此通知。

附件:毕业归档材料清单

档案馆(学生档案部)

2021年6月15日

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