通知公告
关于做好2018年档案归档工作的通知
来源: 发布时间: 2018-05-02 浏览次数: 986

各部门、各相关学院:

依据国家《档案法》和教育部、江苏省关于高校档案管理的规定,我校2018年档案归档工作即将开始。为确保学校各类档案材料及时、完整地归档,现将有关事宜通知如下。

一、归档范围

20171月至12月期间,学校在党政管理、人才培养、科学科研、社会服务、外事工作、条件保障等各项活动中形成的、具有保存价值的各种载体材料,均应整理归档(详见《南京师范大学各类档案管理细则与归档范围》,如归档范围与单位名称不一致,请与档案馆综合档案部联系)。

少数往年未把档案归到档案馆的单位,请按要求分年度整理好,与今年的档案一并归档。

二、归档要求

(一)实行单位立卷归档制度。各单位兼职档案员负责本单位档案材料的收集、整理、立卷工作,并在规定时间内向档案馆移交。

(二)归档材料必须完整。整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要将属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

(三)凡是已经形成的归档材料涉及多个单位的,由主办单位负责归档,相关单位协助提供有关材料。

(四)归档材料必须是原件,原则上复印件不得归档。归档材料中没有行文的,请注明文件形成的日期,并加盖单位公章。

(五)纸质档案归档目录要求按标准输入到学校档案管理软件系统中,有电子文稿的也要上传到该系统中。学校档案管理软件系统的网址为:hppt://223.2.9.11。如本单位纸质档案目录已录入到Excel表中,不必重复输入系统,移交档案时复制到系统中即可。

各单位兼职档案员在归档过程中遇到问题时,请主动与档案馆工作人员联系(各单位归档具体联系人见附件)。

三、档案移交时间

请各单位将所形成的各类档案(除研究生学位档案)按要求整理好,于2018528日前移交至档案馆。各学院研究生学位档案归档工作9月份另行通知。

四、档案验收移交

(一)档案移交时,交接双方当面检查,备考表上各单位负责人必须签字;档案馆按单位立卷归档要求进行验收,不符合要求的退回归档单位重新整理,合格后方可办理移交手续。

(二)立卷单位移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式两份,经交接双方签字后各留一份备查。移交清单可从档案馆网站档案管理系统中获取。

(三)档案移交地点:档案馆102室(学林路2号),联系电话:85891077

五、相关档案工作

各单位在工作过程中所形成的声像档案和实物档案,请一并移交档案馆。档案移交地点:档案馆308室(学林路2号),联系电话:85891642。特此通知。

 

 

                                        南京师范大学

                                          2018428

Copyright © 2009 2010 All Rights Reserved 南京师范大学档案馆 版权所有
联系地址:南京市栖霞区仙林大学城学林路2号 南京师范大学档案馆 210023
本站总访问量 1371484 人次